| INSTRUCCIONES | ||||
| GENERALES | ||||
| 1 | La jornada laboral comprende (8 horas) diarias, las cuales se multiplica por el numero de dias habiles al mes. Se deberá relacionar cada uno de los días en que se laboró en la empresa, así no se haya trabajado tiempo extra; si no se realiza está labor en cada día, no se tomará este día hábil como laborado y por tanto se incrementa el tiempo (8 horas) que se debe reconocer a la empresa como no laborado | |||
| 2 | Cualquier Hora Extra, que se labore y reporte debe tener previa autorización del jefe inmediato previamente a ejecutar labores, para adjuntarla en la jornada laboral ya que esta se debe autorizar ante el ministerio de trabajo. | |||
| 3 | Es responsabilidad de cada empleado, enviar mes vencido al jefe inmediato el archivo completo con su horario de ingreso y salida diaria. | |||
| 4 | Es responsabilidad del líder o jefe de cada proyecto o área la revisión del archivo, enviar mes vencido al área de procesos de nómina el resumen de todos los empleados, con este correo el lider o jefe autoriza y se responsabiliza de la información allí contenida. | |||
| DEL ARCHIVO A DILIGENCIAR | ||||
| 5 | El archivo maneja semanas completas en cada mes (4 ó 5 semanas) mostrará automáticamente la fecha de inicio y la fecha final que de debe relacionar | |||
| 6 | Sólo se podrán diligenciar los campos sombreados con gris | |||
| 7 | El formato calculará el número de días hábiles dentro del período que se esta relacionando; este cálculo define el número de horas extras a que tiene derecho el empleado | |||
| 8 | Para el correcto manejo de este archivo se hace necesario que diligencie los campos como se indica a continuación | |||
| CAMPO | OBSERVACION | |||
| 1 | RELACION DE HORAS LABORADAS EN EL MES DE | Se debe llenar con el nombre del mes a reportar seguido por el año. Ej. Diciembre 2015, esto automaticamente generará los dias habiles, dominincales y festivos que corresponden a ese mes | ||
| 2 | NOMBRE EMPLEADO | En el campo se escribirá primer apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo nombre del empleado | ||
| 3 | CEDULA No | En el campo se colocará en número de la cédula del empleado | ||
| 4 | SALARIO BASICO MES | Colocar el salario Basico actual ( sin incluir subsidio de transporte en caso de que aplique) | ||
| VALOR HORA | La casilla valor hora se llenará automáticamente NO MODIFICAR | |||
| 5 | NOMBRE CENTRO | Se deberá seleccionar de la lista desplegable el código del centro de costos y nombre al cual pertenece el empleado, en caso de desconocerlo dejarlo sin completar | ||
| FECHA INICIO | La columna de fecha se llenará automáticamente NO MODIFICAR | |||
| 6 | FESTIVO DOMINICAL | F ó D : El archivo marcará automáticamente los días festivos o domingos con una "X" de ese mes | ||
| Tenga muy presente marcar con una "X" la columna "LLENE CON X" - "COMP" aquellos días festivos y domingos donde se laboró pero que serán reconocidos con un día posterior de descanso | ||||
| COMP : En el campo "LLENE CON X" - "COMP" se deberá colocar OBLIGATORIAMENTE una "X" en las casillas que corresponden a días domingo o festivos donde el empleado laboró pero que este día será compensado con un día de descanso según acuerdo con el líder. | ||||
| HORAS LABORADAS | Las 4 columnas de "HORAS LABORAS" es el cálculo automático de las horas laboradas en cada día por el empleado; calcula horas diurnas, nocturnas, festivas diurnas y festivas nocturnas; por esto es importante el correcto diligenciamiento de las horas de entrada y salida de acuerdo a las siguientes instrucciones. | |||
| 7 | MAÑANA 1 ( Diligencie estos campos asi, si en el día no tiene que regresar despues de la jornada ordinaria de 8 horas) | La columna "ENTRA DE LA MAÑANA" se llenará con un formato de número que indique la hora de entrada a laborar y "SALE" y la hora de salida a almorzar; se deberá utilizar la "hora militar" según lo muestra la tabla anexa en la parte inferior. | ||
| TARDE 1 ( Diligencie estos campos asi, si en el día no tiene que regresar despues de la jornada ordinaria de 8 horas) | La columna "ENTRA DE LA TARDE" se llenaran con un formato de número que indique la hora de entrada a laborar despues de regresar de almorzar y "SALE" y la hora de salida definitiva de la empresa; se deberá utilizar la "hora militar" según lo muestra la tabla anexa en la parte inferior. | |||
| MAÑANA 2 ( Diligencie estos campos asi, si en el día salió de la empresa al finalizar la jornada ordinaria de 8 horas y tuvo que regresar a realizar horas extras) | La columna "ENTRA DE LA MAÑANA" se llenará con un formato de número que indique la hora de entrada a laborar y "SALE" y la hora de salida al finalizar el dia (descontando una hora que por ley tuvo para almorzar); se deberá utilizar la "hora militar" según lo muestra la tabla anexa en la parte inferior. | |||
| 8 | TARDE 2 ( Diligencie estos campos asi, si en el día salió de la empresa al finalizar la jornada ordinaria de 8 horas y tuvo que regresar a realizar horas extras) | Las columna "ENTRA DE LA TARDE" se llenaran con un formato de número que indique la hora de entrada a laborar posterior a la jornada de trabajo habitual y "SALE" y la hora de salida al finalizar el dia se deberá utilizar la "hora militar" según lo muestra la tabla anexa en la parte inferior. | ||
| OBSERVACIONES GENERALES | ||||
| Recuerdo eliminar la información anterior cada vez que se diligencie una nueva información y diligenciar de nuevo todos los campos | ||||
| A partir de la fila 50 de cada hoja se muestra los recargos a que se tiene derecho en el período | ||||
| TABLA PARA EL INGRESO DE LAS HORAS LABORADAS | ||||
| Para manejar la fracción de hora, es decir los minutos se deberán relacionar según la tabla a continuación | ||||
| EJ: Entrada a las 8 horas y 10 minutos relacionar 8.17 | ||||
| EJ: Salida a las 12 horas y 25 minutos relacionar 12.42 | ||||
| EJ: Entrada a las 14 horas y 30 minutos relacionar 14.5 | ||||
| EJ: Salida a las 22 horas y 35 minutos relacionar 22.58 | ||||
| En el campo "MEDIO TIEMPO" (casilla B2) marque con una "X" si el empleado tiene contrato por medio tiempo, de lo contrario dejar en blanco | ||||
| Esta relación se enviará al área de nómina una vez cada mes por cada proyecto en la primera semana del mes ya que sólo se pagarán horas extras en la primera quincena | ||||
| Cuando no exista hora de entrada o salida favor dejar el espacio en blanco | ||||
| EJEMPLO DE INGRESO HORAS Y MINUTOS LABORADOS | HORA MILITAR | |||
| 12:00 p. m. | (HORA FINAL) 24.00 | |||
| 12:00 p. m. | (HORA INICIAL) 0.00 | |||
| 1:00 a. m. | 1,00 | |||
| 2:00 a. m. | 2,00 | |||
| 3:00 a. m. | 3,00 | |||
| 4:00 a. m. | 4,00 | |||
| 5:00 a. m. | 5,00 | |||
| 6:00 a. m. | 6,00 | |||
| 7:00 a. m. | 7,00 | |||
| 8:00 a. m. | 8,00 | |||
| 9:00 a. m. | 9,00 | |||
| 10:00 a. m. | 10,00 | |||
| 11:00 a. m. | 11,00 | |||
| 12:00 p. m. | 12,00 | |||
| 1:00 p. m. | 13,00 | |||
| 2:00 p. m. | 14,00 | |||
| 3:00 p. m. | 15,00 | |||
| 4:00 p. m. | 16,00 | |||
| 5:00 p. m. | 17,00 | |||
| 6:00 p. m. | 18,00 | |||
| 7:00 p. m. | 19,00 | |||
| 8:00 p. m. | 20,00 | |||
| 9:00 p. m. | 21,00 | |||
| 10:00 p. m. | 22,00 | |||
| 11:00 p. m. | 23,00 | |||
| MINUTOS | FRACION DE HORA | |||
| 5 | 0,08 | |||
| 10 | 0,17 | |||
| 15 | 0,25 | |||
| 20 | 0,33 | |||
| 25 | 0,42 | |||
| 30 | 0,50 | |||
| 35 | 0,58 | |||
| 40 | 0,67 | |||
| 45 | 0,75 | |||
| 50 | 0,83 | |||
| 55 | 0,92 | |||